Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Карина Костина

Коммерческий автор в креативной редакции «Рыба». Пишет для брендов и медиа. Работает с SMM-агентствами и юридическими компаниями.

С помощью вебинаров можно привлекать новых клиентов и работать с лояльной аудиторией: формировать у них доверие к бренду и вести к покупке продукта. Эксперты активно используют онлайн-встречи как инструмент продаж, но у новичков возникает много вопросов: где провести вебинар и какое оборудование для этого нужно? А что, если никто не придет, или во время выступления пропадет звук?

Делимся пошаговой инструкцией, как провести вебинар самостоятельно. А за советами мы обратились к Марии Белозерцевой — event-маркетологу в digital-сфере, продюсеру и организатору бизнес-мероприятий.

Зачем экспертам проводить вебинары

Вебинар — это этап воронки продаж, который помогает закрывать разные коммерческие задачи:

  • Продать продукт. Вебинар — хороший способ познакомить потенциальных клиентов с вашим предложением. Для этого можете показать кейсы и рассказать о преимуществах своего продукта.
  • Привлечь новых клиентов. Через вебинары можно работать с холодной аудиторией, чтобы познакомиться с участниками и расположить их к себе. Если зрители вас еще не знают, то сначала нужно дать им полезную информацию, а уже потом продавать продукт.
  • Повысить лояльность аудитории. Вебинары помогают экспертам доказать компетентность в определенной нише и в перспективе приводят зрителей к покупке продукта. Чтобы вызвать доверие у аудитории, делитесь полезными знаниями и показывайте свои кейсы.
  • Изучить целевую аудиторию. На вебинаре можно задавать вопросы зрителям напрямую. Так вы узнаете боли и потребности потенциальных клиентов, чтобы использовать эту информацию при продажах.

Главный плюс вебинаров — это возможность охватить неограниченное количество потенциальных клиентов и пообщаться с аудиторией во время встречи или после нее.

Виды вебинаров

Прежде чем начать подготовку к вебинару, нужно определиться с его видом. Типы встреч можно выделить по трем критериям: стоимости, формату и содержанию.

По стоимости. Вебинары бывают бесплатные и платные.

Бесплатные вебинары помогают познакомить зрителей с продуктом и раскрыть вашу экспертность. Этот вид подходит для холодной аудитории, которая еще не знакома с вами.

Платные вебинары можно использовать, если планируете делиться уникальными знаниями и хотите сразу их монетизировать. Обычно такие встречи собирают меньше участников, зато приводят наиболее заинтересованных в продукте.

По формату. Вебинары делятся на прямые трансляции и автовебинары.

Прямые трансляции — это выступления спикера в режиме реального времени. Они требуют больше ресурсов для проведения, но можно общаться со зрителями и отвечать на их вопросы прямо во время встречи.

Автовебинары записываются заранее и проходят без прямого участия эксперта. Их главное преимущество — вы экономите ресурсы на организацию встреч. А запускать их в эфир и привлекать новую аудиторию можно хоть каждый день, если есть спрос.

По содержанию. Есть информационные и демонстрационные вебинары, дискуссии и вопросы-ответы.

На информационных вебинарах спикер передает участникам знания по определенной теме. Такие встречи помогают представить новый продукт, обучить сотрудников или сделать обзор отрасли.

Демонстрационные вебинары помогают показать возможности, преимущества и варианты использования продукта. Этот вид вебинаров особенно полезен, когда у вас сложное или новое решение проблемы клиента.

В дискуссиях, или круглых столах, участвуют несколько экспертов, которые обсуждают определенную тему. Чтобы встреча получилась интереснее, можно пригласить спикеров с разными точками зрения и предложить аудитории задавать вопросы и высказывать мнение.

На вебинарах с вопросами и ответами зрители принимают активное участие и задают направление встречи своими комментариями. Этот вид особенно полезен, когда вы хотите снять сомнения аудитории или получить от нее обратную связь.

Чтобы выбрать вид вебинара, подумайте над задачами бизнеса, контентом для встречи и об аудитории, которую вы хотите привлечь.

Как провести вебинар

Организация вебинара состоит из восьми этапов и начинается с проработки базовых частей.

Определение цели

Как у любого коммерческого мероприятия, у вебинара должна быть цель. Поэтому важно сразу понять, какой результат вы хотите получить после встречи. Например, цели могут быть такими:

  • Продать товар или услугу.
  • Познакомить участников с продуктом и сформировать лояльность к нему.
  • Анонсировать обновления в продукте.
  • Поделиться знаниями и опытом по определенной теме.

От выбранной цели будет зависеть тема и программа вебинара.

Выбор темы 

Заголовок — первое, что человек увидит в рекламе вебинара. От названия зависит, оставит ли пользователь заявку на участие или нет. Чтобы выбрать сильную тему, придерживайтесь следующих рекомендаций:

Рассмотрите проблемы аудитории и возможные решения. Изучите популярные запросы в вашей нише и проблемы, с которыми сталкиваются потенциальные участники. После этого предложите им вебинар, на котором они получат решение.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Чтобы найти частые запросы, попробуйте использовать Яндекс Wordstat. Вы увидите, какие темы ищут больше всего — из них можно сделать тему вебинара

Используйте актуальные темы. Посмотрите, что сейчас популярно в новостях и исследованиях по вашей отрасли. Среди них могут оказаться темы, которые интересуют вашу аудиторию.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

В Google Trends можно посмотреть популярность вашей темы в разные месяцы. Например, у запроса «вебинар» пик был в марте, и сейчас он снова набирает спрос

Добавьте вопрос. Сформулируйте тему в виде вопроса, чтобы люди захотели получить развернутый ответ и пришли на встречу. Например, «Где провести вебинар бесплатно».

Учитывайте свою экспертность. Выбирайте темы, в которых вы хорошо разбираетесь и можете дать полезную информацию.

Многие эксперты продвигают свои профили в интернете. После того как привлекли подписчиков в Инстаграм* и другие соцсети, можно напрямую спрашивать, какие темы и проблемы их волнуют. Это поможет точнее попасть в боли потенциальных участников.

Разработка программы

Чтобы зрители досмотрели вебинар до конца и перешли на следующий этап воронки продаж, нужно тщательно продумать программу. Она будет отличаться в зависимости от темы и целевой аудитории, но есть основные пункты, которые стоит предусмотреть.

Привлеките внимание зрителей. Важно заинтересовать аудиторию с первых минут и показать, какую пользу они получат в конце вебинара. Вы можете начать встречу с факта или цитаты, рассказать историю или задать дискуссионный вопрос.

Создайте потребность. Помогите участникам осознать проблему, с которой они столкнулись, и покажите, как вы можете ее решить. Для этого используйте успешные кейсы, конкретные результаты и преимущества использования ваших продуктов.

Расскажите о себе и продукте. Поделитесь с участниками, кто вы, чем занимаетесь и каких профессиональных результатов достигли. Так зрители поймут, почему к вашим словам стоит прислушиваться. А когда сформируете доверие к себе как к эксперту, сможете раскрыть аудитории преимущества продукта.

Используйте истории. Они вызывают больше доверия и дополнительно подсвечивают преимущества. Например, вы можете рассказать, как продукт помог клиентам решить их проблему.

Сделайте выгодное предложение. Участникам можно предложить специальные условия покупки, чтобы получить больше продаж в первые дни после вебинара. Например, дать промокод на скидку, который действует сутки с момента окончания встречи. Лучше всего предусмотреть несколько вариантов оплаты, чтобы люди могли сделать это привычным способом.

Оставьте понятный призыв к действию. В конце вебинара важно предложить зрителям выполнить действие, которое вы от них ждете: посмотреть тарифы на сайте, подписаться на рассылку, оставить заявку или зарегистрироваться на курс. Призыв можно вывести на экран в виде кнопки.

Попробуйте добавлять и заменять части программы в зависимости от темы и формата вебинара. Главное, чтобы все смысловые блоки логически продолжали друг друга.

Составление плана

Чтобы из-за волнения не упустить важную информацию и не сбиться с рассказа, лучше составить план. Можно включить в него следующие пункты:

  • Организационные моменты и знакомство. Поздоровайтесь с участниками и спросите, хорошо ли вас видно и слышно. Затем представьтесь и расскажите о себе. Покажите основные вопросы, о которых будете говорить, и сориентируйте участников по продолжительности вебинара и правилам общения в чате.
  • Основная часть. Приступайте к главной части программы: делитесь знаниями, показывайте материалы по теме и кейсы, проводите опросы и задавайте вопросы аудитории.
  • Продающая часть. Расскажите о преимуществах своего продукта, предложите участникам специальные условия покупки и объясните, как оплатить.
  • Ответы на вопросы. Предложите участникам оставить комментарии в чате или проговорить их голосом, если есть техническая возможность.
  • Подведение итогов. Сделайте несколько выводов, и расскажите зрителям, что их ждет после вебинара.

Некоторым экспертам достаточно выписать тезисы выступления, другие готовят подробный сценарий и прописывают каждое слово. На первое время можно подстраховаться и прорабатывать текст детально, а со временем сокращать его объем до основных мыслей.

Подготовка материалов

Большинство площадок позволяют выводить презентацию на экран. Это хороший инструмент, который помогает выделить ключевые мысли и обратить на них внимание зрителей. Вот несколько советов, которые стоит учесть новичкам при подготовке презентации:

  • Используйте заголовки, подзаголовки и списки, чтобы структурировать информацию и помочь зрителям сориентироваться в вашем рассказе.
  • Добавьте изображения и графики. Так участникам будет легче представить, о чем вы говорите.
  • Покажите цифры и факты, которые делают ваши слова более убедительными.
  • Используйте крупный шрифт и контрастный цвет текста, чтобы его было легко считать с экрана.
  • Убедитесь, что разрешение и формат слайдов соответствуют требованиям платформы, где вы будете проводить вебинар.

Презентация должна дополнять ваш рассказ, а не замещать его полностью. Используйте ее, чтобы выделить ключевые понятия и идеи, показать данные и примеры.

Выбор платформы 

Есть много платных и бесплатных площадок, на которых можно проводить вебинары и общаться с участниками. У каждой из них свои плюсы и минусы — рассмотрим возможности популярных сервисов.

Ютуб — площадка для просмотра видео и проведения трансляций.

Если вы задумываетесь о том, как провести вебинар бесплатно, то вам подойдет Ютуб. Здесь можно подключить неограниченное количество зрителей. Организовать вебинар и участвовать в нем можно с любого устройства и браузера. Есть демонстрация экрана и чат, где участники общаются во время встречи. Еще можно записать вебинар и опубликовать его на канале.

Чтобы провести трансляцию в Ютубе, организатору нужно зарегистрировать канал. Для тех, кто ведет вебинар с телефона, есть пять ограничений. Например, должно быть не менее 50 подписчиков на канале. Зрители без регистрации не смогут оставлять комментарии в чате. На платформе ограничены инструменты для работы с аудиторией: нельзя проводить опросы и передавать файлы зрителям, нет статистики участников вебинара и нет интерактивной доски. Для рассылки уведомлений нужна интеграция с другими сервисами.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

При проведении трансляций в Ютубе нужно следовать правилам сообщества и условиям использования

Webinar — российская платформа для проведения вебинаров, онлайн-встреч и обучения.

  • Сайт: https://webinar.ru/
  • Бесплатно, если подключаете до 30 человек на встречу до 60 минут

На платформе можно подключать к вебинару более 10 000 слушателей в зависимости от тарифа. Для проведения встречи не нужно ничего устанавливать — достаточно любого браузера. Webinar позволяет организовывать трансляцию в одном окне: в нем есть рассылочный сервис для напоминания о вебинаре, конструктор сайтов для анонса мероприятия, можно принимать плату без онлайн-кассы, сделать запись встречи и настроить интерфейс под фирменный стиль.

На Webinar функционал бесплатного тарифа ограничен. Например, доступен маленький объем хранилища для записи вебинаров, нет технической поддержки и настройки брендирования.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Стоимость тарифа зависит от целей вашего вебинара: рабочее совещание, маркетинг или обучение. Пакеты отличаются количеством участников и объемом хранилища

GetCourse — российская платформа для онлайн-школ с функционалом для проведения вебинаров.

На разных тарифах можно подключить до 20 000 участников. Здесь есть много функций для вебинаров: аналитика участников и сервис рассылок. GetCourse позволяет проводить вебинары и автовебинары и транслировать их параллельно в Ютубе , чтобы собирать больше зрителей. Дополнительное преимущество — можно создать сайт встречи и принимать платежи прямо на платформе.

В GetCourse много настроек и инструментов, но из-за этого сложно разобраться в функционале платформы. Бесплатный тестовый период дает попробовать полный функционал, но ограничивает количество пользователей до 1000, а число писем в рассылочном сервисе — до 50 в день.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Тарифы зависят от количества участников и объема хранилища. Новички могут начать со Старта, чтобы потестить платформу и понять, достаточно ли им этих возможностей

Бизон 365 — единая платформа для вебинаров, онлайн-курсов, тестов, продаж и приема платежей.

На Бизоне 365 нет ограничений на количество участников вебинара. Система оплаты на этой платформе отличается: вместо абонентской платы вы платите за место, которое использовал каждый зритель трансляции. Можно проводить вебинары и автовебинары, анализировать статистику по аудитории, записывать встречи и принимать оплату через онлайн-кассу.

Из минусов — трансляции проходят через сторонние сервисы, поэтому соединение не всегда стабильно. Автоматически сохраняется только видео спикера, а запись экрана надо делать отдельно. Еще на Бизоне 365 ограничены инструменты вовлечения аудитории: нельзя проводить тесты и опросы во время вебинара.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Вам не придется переплачивать за количество участников — вносите деньги только за тех, кто пришел на вебинар

Для проведения вебинара рекомендуем использовать профессиональные площадки вместо прямых эфиров в соцсетях. Это дает возможность использовать дополнительные инструменты вовлечения аудитории. Например, опросы, голосования, всплывающие окна и кнопки с призывами.

Привлечение участников

Когда у вас уже есть тема и программа вебинара, переходите к поиску зрителей. Для этого нужно анонсировать вебинар по разным каналам. Вы можете использовать один способ или сразу несколько.

Рассылки по электронной почте, в телеграм-канале или соцсетях. Есть специальные рассылочные сервисы, которые помогают отправлять письма в один клик. Например, можете использовать Sendsay, Unisender или Benchmark Email. Особенность этого способа: вы ограничены своей базой контактов и подписчиков и потребуется время для ее сбора и обновления.

Реклама в соцсетях. Можно настроить таргетинг по местоположению и интересам, чтобы более точно попасть в подходящую аудиторию. Еще в соцсетях есть инструменты аналитики, которые помогают отслеживать эффективность рекламы. Из минусов — нужны навыки настройки кампаний и большой бюджет, если хотите охватить много пользователей.

Партнерства и спонсорство. Вы можете договориться с другими организациями, блогерами или инфлюенсерами, чтобы они продвигали вебинар на своих страницах. Надо выделить время на поиск партнера с подходящей аудиторией и на переговоры о взаимовыгодных условиях.

SEO и контент-маркетинг. Чтобы привлекать органический трафик, можно создать качественный контент вокруг вашего автовебинара и оптимизировать его для поисковых систем. Но это требует много времени и дополнительных специалистов.

Участие в обсуждениях. Если активно выступать в онлайн-сообществах, форумах и профессиональных группах, можно познакомиться с людьми, которые заинтересованы в вашей теме. Минус — нужно регулярно общаться с участниками и учитывать правила сообществ о размещении рекламы.

Какой бы канал продвижения вебинара вы ни выбрали, для каждого нужен анонс. Чтобы люди заинтересовались и зарегистрировались на вебинар, можете использовать такую структуру:

  • Начните с яркого заголовка, чтобы зацепить внимание целевой аудитории и заинтриговать ее. Например, можно задать вопрос или показать пользу, которую люди получат на вебинаре.
  • Добавьте краткое описание встречи и объясните, почему участникам стоит на нее прийти.
  • Укажите, для кого предназначен вебинар.
  • Укажите дату и время проведения трансляции, ее продолжительность.
  • Добавьте краткую информацию о спикерах и их квалификации.
  • Укажите, что места на вебинаре ограничены. Это поможет создать ощущение срочности и замотивирует людей оставить заявку.
  • Используйте короткую форму регистрации, чтобы люди могли быстро оставить заявку.
  • Если у вас есть отзывы или рекомендации, поделитесь ими в анонсе. Это поможет убедить людей в ценности вашего вебинара.
  • Оставьте понятный призыв к действию. Попросите людей зарегистрироваться прямо сейчас и дайте ссылку на сайт.
  • Укажите, как участники могут связаться с вами, чтобы задать вопросы или получить дополнительную информацию.

Отправка напоминаний перед вебинаром

Чтобы участники пришли на вебинар, нужно напомнить им об этом. На многих площадках есть встроенные сервисы для рассылок, поэтому вам не придется использовать дополнительные ресурсы.

Вариант рассылки может быть такой:

  • После заполнения формы поблагодарите участников за регистрацию и еще раз пропишите программу, дату и время вебинара.
  • За три дня и за сутки отправьте напоминание о дате и времени встречи.
  • За час и в начале вебинара прикрепите ссылку на трансляцию, еще раз укажите время и объясните, как войти на вебинар.

Проведение вебинара

Новичкам рекомендуем обратить внимание на три важных этапа:

Подготовьте оборудование. Вот что нужно для проведения вебинара: компьютер или ноутбук с устойчивым интернет-соединением, веб-камера, наушники со встроенным микрофоном или отдельный USB-микрофон, колонки.

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Чтобы провести первые вебинары, достаточно оборудования, которое у вас уже есть. Позже сможете его обновить или купить дополнительные устройства

Проверьте технику. Перед тем как вести вебинар, нужно протестировать оборудование, презентацию, видео- и аудиоматериалы. Еще стоит создать резервную копию презентации и держать ее на отдельном устройстве или в облачном хранилище. Если возникнут проблемы с основным файлом, у вас будет запасной.

Если во время вебинара что-то пошло не так, не паникуйте и не показывайте свои эмоции участникам. Попытайтесь найти причину заминки и переподключиться. Трансляция может прерваться — тогда напишите участникам о переносе вебинара. Чтобы подстраховать себя на такой случай, попробуйте нанять технического специалиста, который возьмет на себя работу с оборудованием.

Взаимодействуйте с аудиторией. Чтобы участники не потеряли интерес к вебинару, надо с ними общаться. Во время вебинара задавайте зрителям вопросы, делайте опросы и отвечайте на комментарии.

Как удержать аудиторию после вебинара

После вебинара важно не потерять связь с участниками. Продолжить взаимодействие можно с помощью рассылки. Вот что в нее обычно включают:

Материалы. Поблагодарите зрителей за участие в вебинаре и дайте ссылку на его запись. Можно отправить одно электронное письмо или запустить триггерную цепочку рассылок с предложением продукта и дополнительными материалами по теме вебинара — шаблонами, инструкциями, чек-листами.

Обратная связь. Попросите участников пройти короткий опрос и поделиться мнением о вебинаре и о качестве информации. Это поможет улучшить будущие вебинары.

Помощь. Если у вас есть возможность, поработайте с участниками индивидуально. Например, ответьте на их вопросы или пригласите на консультацию.

Создание сообщества. Пригласите участников вебинара подписаться на вас в соцсетях, чтобы они могли продолжить общение, делиться опытом и задавать вопросы.

Типичные ошибки 

Обычно спикеры допускают ошибки на разных этапах подготовки вебинара:

Неправильно выбирают тему. Чтобы увеличить количество регистраций на вебинар, нужно изначально выбрать то, что зацепит целевую аудиторию. Определите потребности потенциальных участников и возьмите тему, которая их заинтересует.

Не проверяют технику. Протестируйте свое оборудование и интернет-соединение перед вебинаром, чтобы не тратить время на решение технических проблем во время вебинара.

Не взаимодействуют с участниками. Из-за этого спикеры хуже устанавливают контакт со зрителями, что потом сказывается на продажах. Задавайте вопросы, проводите опросы и отвечайте на комментарии участников.

Не уделяют достаточно времени продажам. Некоторые спикеры стесняются предлагать свой продукт и сокращают эту часть вебинара до пяти минут. На самом деле вы начинаете нативно продавать уже с первых минут, когда презентуете себя участникам. Поэтому в конце встречи уделите хотя бы пятнадцать минут, чтобы подсветить преимущества вашего товара или услуги.

Не работают с аудиторией после вебинара. Когда встреча завершилась, продолжайте общаться с участниками. Отправьте им письмо с благодарностью, записью вебинара и дополнительными материалами.

Не собирают обратную связь или не анализируют ее. Если на платформе есть статистика, посмотрите, сколько человек зарегистрировалось и пришло на вебинар, в какой момент им становилось скучно и они отключались. Используйте эту информацию, чтобы улучшить будущие вебинары.

Краткая инструкция: как организовать и провести вебинар

  1. Определитесь, с какой целью вы проводите вебинар.
  2. Изучите потребности аудитории и ее популярные запросы и выберите актуальную тему, которая попадает в боли ваших будущих зрителей.
  3. Составьте тезисный или подробный план вебинара. В него можно включить приветствие, организационные моменты, основную и продающую части, подведение итогов.
  4. Вынесите на презентацию только главные мысли своего выступления, проверьте, чтобы шрифт хорошо считывался с экрана, а разрешение и формат слайдов подходили под требования платформы.
  5. Выберите площадку для вебинара. Вы можете провести встречу через прямые эфиры в соцсетях или использовать специальную платформу.
  6. Подготовьте оборудование: компьютер или ноутбук со стабильным интернет-соединением, веб-камеру, наушники и микрофон.
  7. Напишите анонс вашего вебинара и разошлите его по разным каналам. Лучше использовать несколько способов, чтобы больше людей увидели рекламу.
  8. Отправьте участникам напоминания за три дня, за день, за час и прямо перед началом вебинара. Укажите в письмах программу, дату и время встречи, дайте ссылку на трансляцию и инструкцию по входу.
  9. Перед вебинаром протестируйте оборудование, презентацию, аудио- и видеоматериалы. Сделайте резервную копию всех файлов.
  10. Во время вебинара задавайте аудитории вопросы, отвечайте на их комментарии и проводите опросы.
  11. После встречи отправьте участникам благодарственное письмо, продублируйте условия покупки и попросите заполнить анкету обратной связи.

* Социальная сеть запрещена на территории РФ.

Источники

Сайты сервисов:

  1. youtube.com
  2. webinar.ru
  3. getcourse.ru
  4. bizon365.ru

Фактура эксперта: event-маркетолог, продюсер и организатор бизнес-мероприятий Мария Белозерцева.

Экспертные статьи и видео:

  1. «Что нужно для проведения вебинара?» в блоге Webinar.ru
  2. «Как провести успешный вебинар» в блоге Webinar.ru
  3. «Как провести вебинар: инструкция для новичков» в блоге SendPulse
  4. «Как подготовиться к вебинару: пошаговая инструкция» в блоге Контура
Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Карина Костина
Коммерческий автор в креативной редакции «Рыба». Пишет для брендов и медиа. Работает с SMM-агентствами и юридическими компаниями

Как провести вебинар самостоятельно: пошаговая инструкция

Мария Белозерцева
Event-маркетолог в сфере digital, продюсер и организатор бизнес-мероприятий