Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу

Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу

Жуковский Сергей
Инфопродюсер, автор в журнале «Инфология»

Когда начинаете продавать свою экспертность, сперва кажется, всё просто: самостоятельно пилите уроки, отвечаете на вопросы учеников и получаете деньги. Если устраивает поток из 5–10 клиентов в месяц, которые приходят по сарафанному радио, — вопросов нет. Денег будет немного, но достаточно для жизни фрилансера.

Если же мечтаете о чем-то более серьезном, в одиночку уже не справиться: большие деньги зарабатывают команды.

Чтобы выйти на новый уровень продаж, вам понадобятся помощники. Но не стоит нанимать сразу узкихх специалистов. Пока у вас микробизнес, не нужен маркетолог, чтобы запускать рекламу, или HR для поиска сотрудников. В первую очередь нужен обычный ассистент, который снимет с вас операционную рутину: будет вести календарь дел, напоминать о встречах, отвечать за вас в почте. 

Рассказываю, какие задачи делегировать ассистенту, где его искать и как контролировать работу.

Какие задачи делегировать ассистенту

Чтобы составить вакансию и начать поиск ассистента, определите, какие задачи вы планируете ему делегировать. Обычно помощник выполняет рутину и простые технические вещи, например настраивает рассылку писем, размещает уроки на платформе, отвечает на вопросы учеников и подписчиков.

Не стоит делегировать ассистенту дела, которые требуют ключевых компетенций. Это могут быть решения со значительным влиянием на ваш бизнес, например найм персонала. Помощнику может не хватить опыта, навыков или понимания стратегии бизнеса, чтобы принять верное решение.

Как составить вакансию и собирать отклики от кандидатов

Когда вы определили, какие задачи будет выполнять будущий помощник, подумайте о следующем:

  • Какой должен быть бэкграунд у ассистента. Возможно, вам важно, чтобы у человека был опыт работы с онлайн-школами, потому что объяснения азов бизнеса отнимут много времени. А может, вы планируете делегировать простые типовые задачи, которые не требуют опыта.
  • Что должен уметь помощник. Нужно отталкиваться от задач, которые планируете ему поручить. Например, если сотрудник должен вести отчетность в таблицах, важно умение работы с ними. Когда в обязанности ассистента входит подготовка картинок для социальных сетей, человек должен уметь работать в графическом редакторе.
  • Какую оплату вы готовы предложить. Тут все зависит от графика работы, нагрузки и сложности задач. По данным портала по подбору персонала «ГородРабот.ру», средняя зарплата ассистента руководителя в России за 2022 год — 38 000 рублей. Можете ориентироваться на эту сумму. 

Если задачи простые, можно нанять студента, который сможет подключаться к работе после учебы. Такому человеку можно предложить около 15 000–20 000 рублей в месяц. Обязательно сделайте акцент на перспективу роста, если она есть — для молодых и амбициозных это отлично работает.

  • Где будет работать помощник и по какому графику. Подумайте, вам нужен ассистент, который будет работать удаленно или с вами в офисе, придется ли человеку выезжать в командировки. Важно ли, чтобы сотрудник был на связи в определенное время в течение дня, или главное — выполнять работу к определенному дедлайну.

Теперь можно составлять вакансию. Постарайтесь все подробно расписать. Если этого не сделать, можно получить нерелевантные отклики, в которых вы не найдете помощника для себя. Смотрите пример хорошей вакансии ↓

Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
Можете взять структуру этой вакансии и просто добавить свои требования к соискателю и условия работы

Собирать отклики от кандидатов удобно через Google Формы — создайте в сервисе анкету для соискателей и добавьте ссылку на нее в описание вакансии. В анкете можно спросить про навыки и зарплатные ожидания человека, попросить ссылку на страницу в соцсетях и дать небольшое тестовое задание. Например, узнать, как бы он поступил, если клиент прислал гневное письмо с требованием вернуть деньги за курс.

Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
Старайтесь задавать открытые вопросы — так вы сможете увидеть, как мыслит соискатель. Например, можно попросить рассказать о себе и своем опыте

В настройках анкеты привяжите форму к гугл-таблице — в нее автоматически попадут все заявки с ответами на вопросы. Там вы сможете оценить кандидатов, сравнить их между собой и выбрать лучшего.

Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
Чтобы данные кандидатов попали в гугл-таблицу, в Формах перейдите в раздел «Ответы», кликните на три точки, нажмите «Сохранять ответы» и выберите вариант таблицы
Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
Отсматривать отклики в такой табличке в сто раз удобнее, чем копить заявки на почте или в личных сообщениях в соцсетях

Где искать помощника

Вначале попробуйте найти кандидатов среди своей базы учеников или подписчиков. Сделайте рассылку или напишите в социальных сетях, что ищете ассистента, и прикрепите ссылку на подробное описание вакансии, например, в Google Документах. Люди из вашей базы уже понимают, чем вы занимаетесь, интересуются бизнесом, поэтому часто становятся лояльными сотрудниками. Это самый простой способ отобрать кандидатов, который, скорее всего, принесет самые релевантные отклики.

Когда своей базы нет, расскажите о том, что ищете ассистента, друзьям и знакомым — возможно, они смогут порекомендовать человека с подходящими компетенциями. Такой способ тоже может хорошо сработать. 

Если сарафанное радио не помогло, можно попробовать более ресурсозатратные варианты. Разместите вакансию в следующих местах:

  • На сайтах по поиску работы, например HH.ru и SuperJob. Размещение на таких сервисах платное, и у каждого сайта есть свои требования к вакансиям. Ознакомьтесь с правилами перед тем, как делать публикацию.
  • В тематических каналах и чатах в мессенджерах. Например, можно опубликовать объявление в Телеграме в чате «Мари про вакансии — инфобизнес»

Еще существуют школы, в которых готовят ассистентов, например такой курс есть у interra. Можно попробовать обратиться к менеджеру компании — часто они бесплатно размещают релевантные вакансии в чатах со своими выпускниками. 

Как отбирать и собеседовать кандидатов

На сбор откликов стоит заложить пять-семь дней, затем можете анализировать анкеты соискателей. В первую очередь ориентируйтесь, чтобы у человека были навыки, без которых он не сможет выполнять работу. Если для ваших задач важно владение графическим редактором и таблицами, то отбирайте людей по этим критериям, а затем смотрите на релевантный опыт и другие скилы.

Для начала выберите не более десяти кандидатов, с ними нужно будет провести собеседование. Обычно оно занимает полчаса, поэтому, если отобрать слишком много  кандидатов, ваше время будет потрачено нерационально.

Собеседование важно провести в видеорежиме — так у вас сложится более полное представление о кандидате. Обращайте внимание на обстановку вокруг человека, его внешний вид, чтобы он был опрятный, и технические моменты в организации созвона, например наличие качественной камеры и микрофона. Если вам что-то категорически не нравится, то такого человека не стоит брать на работу.

На собеседовании можно задавать те же вопросы, что и в анкете, наблюдайте за тем, как человек рассказывает о себе: связность речи, умение преподносить информацию. Так как вам придется много взаимодействовать с ассистентом, важно, чтобы общение было комфортным. Еще можно предложить кандидату решить кейс: опишите бизнес-ситуацию, в которой от ассистента требуются какие-то действия, спросите, что он будет предпринимать. 

Например, запланирован вебинар, а эксперт не выходит на связь, чтобы его записать, сроки горят. Как быть в такой ситуации? Следите за рассуждениями кандидата, оцените насколько они приемлемы и реалистичны.

Ищите в первую очередь ответственных, дотошных и лояльных людей. Если человек приходит вовремя на собеседование, ориентируется в нужных программах, вежлив и производит впечатление уравновешенного профессионала — это отличный кандидат.

Если найти помощника с первого раза не удалось, проанализируйте, почему так вышло. Возможно, отклики оказались нерелевантными из-за того, что описание вакансии не было подробным. В таком случае поправьте его и разместите снова. Если вам не подошли кандидаты после собеседования, отберите следующих из тех откликов, которые есть. Пообщайтесь с ними — может, в этот раз получится найти подходящего человека.

Как делегировать дела и обучать личного помощника

Определите помощнику испытательный срок — например, две недели или месяц. За это время вы сможете оценить, комфортно ли вам работать с человеком. Если нет, увольняйте ассистента, возвращайтесь к резюме других кандидатов и выбирайте нового помощника.

Если ассистент будет работать удаленно, подготовьте для него подробные инструкции и чек-листы, подберите обучающие видео или поделитесь курсами, которые покупали себе, — все это научит его выполнять задачи на должном уровне. Пусть ассистент сразу начинает работу по материалам, которые изучил. Преимущество делегирования с готовыми инструкциями в том, что, если человек уволится, у вас останутся все материалы, и вводить в курс дела нового сотрудника будет проще.

Когда помощник работает офлайн, можно посадить его рядом и на практике показать, что и как вы делаете. Через две-три недели он поймет нюансы работы и будет вас замещать. Такой способ энергозатратнее, и, в случае если этот ассистент уволится, в следующий раз вам опять придется потратить свое время на обучение нового сотрудника.

Не стоит сгружать ассистенту все и сразу. Сначала передайте простые задачи, например ведение календаря ваших дел, созвонов и встреч. Затем покажите, как отвечать на типовые сообщения клиентов в почте и соцсетях. Постепенно передавайте человеку более ответственные задачи, например оплату счетов. Так сотруднику проще вникнуть в дела и освоить весь объем информации.

Помните, поначалу у помощника может что-то не получаться. Это нормально, не торопитесь разочаровываться в идее делегирования. Дайте человеку пару недель влиться в процессы, и он освободит вас от рутинных дел.

К чему давать доступ

К вещам, от которых не зависит судьба бизнеса, вы легко можете дать доступ, например к аккаунту в соцсетях, сервисах и рабочей почте. Главное, не забудьте настроить резервное копирование — так у вас всегда будут под рукой копии писем на случай, если ассистент удалит важную переписку. А если даете доступ к оплате счетов, оставляйте право подписи за собой.

Заведите отдельный доступ для работы сотрудника в необходимых сервисах. В случае если помощник уволится, вам не нужно будет менять пароли, достаточно заблокировать доступ ассистента.

Пока у вас нет доверия к человеку, не передавайте пароли от важных сервисов, например онлайн-банкинга. Если ассистент работает удаленно, вы не сможете контролировать, кто пользуется его компьютером. Пароли могут украсть, и посторонние люди получат доступ к вашим счетам.

Как контролировать работу ассистента

Например: «Сегодня купить сервис „АБВ“ на 1 год. Оплатить по безналу. Прислать счет об оплате на почту и получить подтверждение. Для оплаты сервиса тебе выдан доступ к счету, после оплаты я подпишу по СМС. Напомни об этом».

Чтобы ассистент хорошо выполнял работу, он должен знать, что и в какой срок от него ждут. Когда есть понятный результат, контролировать работу помощника становится проще. Поэтому первый совет — давайте четкие и развернутые задания.

Второй совет — фиксируйте задания. Например, можно создать простой список задач в гугл-доке или закинуть их сразу в календарь помощника.

Обязательно уточняйте у ассистента, всё ли понятно и остались ли вопросы.

Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
В календаре можно посмотреть, в какие часы и чем занимается ассистент и сколько времени занимает каждая задача
Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу
В карточках YouGile можно добавлять чек-листы и пошагово расписывать задачи. Вам это поможет проконтролировать каждый этап работы, а ассистенту — быстрее влиться в процессы

В карточках YouGile можно добавлять чек-листы и пошагово расписывать задачи. Вам это поможет проконтролировать каждый этап работы, а ассистенту — быстрее влиться в процессы

Если задача большая и сложная, например запустить курс, устанавливайте промежуточные сроки. Разбейте работу на несколько этапов: подобрать экспертов, собрать план уроков, организовать запись, разместить вебинары на платформе. Затем проверяйте каждый этап. Это поможет сразу исправлять косяки, сделать все качественно и вовремя.

Еще полезно обмениваться с помощником подробной обратной связью. Например, запланируйте регулярную онлайн-встречу, на которой будете обсуждать, как идет работа, что не получается и как это изменить. Созвоны избавят вас от недопониманий, и вы будете ощущать контроль над ситуацией.

Кратко: как найти ассистента и работать с ним

  1. Определите задачи, которые вы планируете делегировать ассистенту.
  2. Составьте вакансию: укажите задачи ассистента, необходимые навыки, условия работы и зарплатную вилку. Не забудьте составить анкету в Google Формах и дать ссылку в тексте вакансии.
  3. Привяжите анкету к гугл-таблице — в нее автоматически попадут все отклики, и будет удобно сравнивать кандидатов.
  4. Отправьте вакансию по базе ваших учеников и подписчиков. Будет здорово, если найдете помощника среди тех, кто уже знает про ваш бизнес.
  5. Если не удалось найти кандидатов по вашей базе, спросите у знакомых — возможно, они смогут порекомендовать кого-то. Разместите вакансию на сайтах по поиску работы, в тематических каналах и в комментариях к этой статье. 
  6. Отберите по откликам не более десяти человек и проведите с ними собеседования в видеоформате. Если не нашли подходящего кандидата, разберитесь, почему так произошло, поправьте текст вакансии и разместите ее снова или проанализируйте другие отклики.
  7. Чтобы делегировать дела ассистенту, подготовьте для него инструкции и чек-листы или на практике покажите, как и что вы делаете. Делегируйте задачи постепенно.
  8. Выдайте доступы к сервисам и аккаунтам, которые не критичны для бизнеса, например к рабочей почте. Включите в ней резервное копирование, чтобы не потерять важные письма.
  9. Давайте ассистенту четкие и подробные задания, контролируйте его работу с помощью списков задач в гугл-доке, гугл-календаре или таск-менеджере.
  10. Запланируйте регулярные онлайн-встречи с помощником, на которых вы сможете обменяться обратной связью по совместной работе.
Ассистент для инфобизнесмена: где искать, как обучать и контролировать работу

Жуковский Сергей
Инфопродюсер, автор в журнале «Инфология»